نويسندگاني كه به هر دليل نمي‌توانند مقاله خود را از طريق سايت همايش بارگذاري نمايند، ابتدا با آقاي مهندس غروي، مدير سايت، تماس حاصل نمايند. در صورت رفع نشدن مشكل، مقاله خود را به نشاني icice@iranengine.com ارسال كنند. اعلام نام كاربري نويسنده و رمز عبور و شماره مقاله الزامي است. دبيرخانه همايش مقالات دريافتي از طريق ايميل را بارگذاري خواهد كرد.
همچنين علاوه بر ارسال مقاله كامل خلاصه مقاله دو صفحه اي را نيز ارسال كنيد
دبيرخانه دائمي همايش يادآوري كرد: نويسندگاني كه خلاصه مقالات دو صفحه اي آنها پذيرفته شده و در حال ارسال مقاله كامل مي باشند بايد مجدداً خلاصه مقاله دو صفحه اي خود را نيز ارسال كنند. خلاصه مقالات دو صفحه اي در كتابچه همايش چاپ خواهد شد.